Como ganhar duas horas por dia


Como ganhar duas horas por dia

Por Raúl Candeloro

Lembra daquela propaganda antiga do Unibanco que falava sobre o banco 30 Horas? A impressão às vezes que dá é que está todo mundo assim: precisando que o dia tivesse 30 horas para conseguir fazer tudo. “Tá corrido!” é a resposta mais comum que me dão quando pergunto como vão as coisas.

Sinal de que, mais do que nunca, precisamos ser inteligentes em relação à gestão do tempo. E por isso mesmo tenho falado tanto sobre o assunto nas palestras, em workshops e nos meus artigos.

Quando falamos de gestão do tempo, é importante ressaltar que não se administra o tempo. Um minuto tem 60 segundos e eles vão passar de qualquer jeito, em 60 segundos, com ou sem administração do tempo.

A única coisa que você realmente consegue administrar é o que você faz e o que pensa – ou seja, onde vai colocar seu foco e energia, definindo PRIORIDADES (definir priorades é talvez o conceito mais importante da administração do tempo).

Criei então um teste rápido para ajudá-lo a se organizar melhor, baseado em ‘pecados’ ou erros da administração do tempo.  A idéia aqui é que você faça um exercício de auto-avaliação para descobrir onde pode melhorar.

O mesmo exercício pode ser feito também em grupo – é um assunto excelente para discutir e treinar com a equipe de vendas.

Teste dos 20 pecados da Administração do Tempo

1)      Tenho tendência a procrastinar (deixar as coisas para depois ao invés de fazer na hora).

2)      Tenho dificuldades em definir meu foco com clareza (por exemplo, definindo as atividades que trazem mais resultados, que me aproximam mais das minhas metas, etc.).

3)      Não tenho lidado bem com o excesso de informações que recebo (e-mails, mensagens, relatórios, coisas para ler, livros, revistas, etc.) e elas têm se acumulado.

4)      Falta-me disciplina em vários momentos para me organizar e fazer o que precisa ser feito.

5)      Não consigo dizer ‘não’ quando me pedem para fazer algo.

6)      Perco muito tempo com ladrões de tempo (Facebook e televisão, por exemplo, ou outras atividades prazerosas mas que não agregam valor).

7)      Não uso agenda para me organizar (papel ou virtual).

8)      Não defino tempo específico para cada uma das atividades que vou realizar

9)      Perco tempo com muitas reuniões ineficientes.

10)   Esqueço de deixar espaço em branco na agenda para lidar com imprevistos.

11)   Tenho dificuldade em lidar bem e eliminar as distrações (interrupções, telefonemas, parar de fazer uma coisa na metade para fazer outra, etc.).

12)   Muitas vezes acho que, simplesmente por estar sempre ocupado/a, estou sendo eficiente e realmente produtivo/a.

13)   Muitas vezes começo meu dia sem uma lista de prioridades/tarefas.

14)   Tenho ido dormir tarde.

15)   Ao começar meu dia, não me dedico inicialmente às minhas principais prioridades.

16)   Acredito que fazer várias coisas ao mesmo tempo aumenta minha produtividade.

17)   Não faço pausas de 10 a 15 minutos durante o dia para recarregar rapidamente as baterias.

18)   Muitas vezes esqueço de me hidratar corretamente durante o dia.

19)   Muitas vezes não consigo me alimentar corretamente durante o dia, incluindo as 3 principais refeições + 2 a 3 lanches/reforços intermediários.

20)   Acredito que sou uma pessoa desorganizada.

Pronto! Você já tem um check-list rápido para se auto-avaliar, ou ajudar alguém da sua equipe a se auto-avaliar.

Com base nas respostas, fica fácil escolher uma ou duas coisas para melhorar (não mais do que isso!), lembrando que um novo hábito leva de 21 a 30 dias para se estabelecer e virar parte da sua rotina normal de vida.

Se quer uma dica (para quem ainda não o faz, é excelente): comece a colocar tudo que você precisa fazer num papel, todos os dias, e siga aquele papel. Pensou em alguma coisa que precisa fazer? Coloca no papel.

Ao ler sua lista, você saberá exatamente o que precisa fazer em seguida. Sua rotina ficará muito mais fácil, mais produtiva e, o que é melhor: com menos stress.

Estudos mostram que para cada 10 minutos em que você se organiza, ganha até 2 horas de produtividade. Essas 2 horas a mais por dia depois você pode passar com a família, ir para a academia, ler um livro, fazer um curso. Essas duas horas a mais por dia podem ser justamente o que você precisa para deslanchar (ou melhorar ainda mais seus resultados).
Faça o teste e depois me conte como foi.

Abraços produtivos e organizados

Raul Candeloro

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